Viena didžiausių priežasčių, dėl kurių mažos įmonės stengiasi augti, yra ta, kad per daug svarbių žinių yra tik savininko galvoje. Verslininkai dažnai tiksliai žino, kaip įtraukti klientą, sukurti sąskaitą faktūrą, sekti pardavimo potencialą, išspręsti kliento problemą arba užbaigti paslaugų teikimo procesą, bet niekas kitas to nedaro. Nors tai gali atrodyti valdoma, kai verslas yra mažas, ilgainiui tai tampa pagrindine augimo kliūtimi. Jei jūsų verslas negali veikti be jūsų nuolatinio dalyvavimo, jūs sukūrėte priklausomybės problemą, o ne keičiamą organizaciją. Štai kodėl procesų dokumentavimas yra viena iš svarbiausių investicijų į savo verslą.
Proceso dokumentacija yra tiesiog praktika, kurioje registruojama, kaip jūsų versle atliekamas darbas.
Pagalvokite apie tai kaip apie plano kūrimą, leidžiantį kitiems nuolat pasiekti tuos pačius rezultatus. Kiekviena jūsų verslo užduotis atliekama tam tikrais žingsniais. Nesvarbu, ar tai būtų naujo kliento priėmimas, darbo užmokesčio apskaičiavimas, socialinės žiniasklaidos turinio publikavimas ar pardavimo perspektyvų stebėjimas, už rezultatą slypi procesas. Kai šie žingsniai yra dokumentuojami, jie tampa kartojami, mokomi ir išmatuojami. Užuot pasikliavę atmintimi ar spėliojimais, jūsų komanda gali laikytis nustatytų procedūrų, kurios duoda nuoseklius rezultatus.
Daugelis verslo savininkų klaidingai mano, kad proceso dokumentacija reikalinga tik didelėms korporacijoms. Mažos įmonės gauna dar daugiau naudos iš dokumentuotų sistemų, nes paprastai dirbame su mažiau žmonių ir išteklių. Kai procesai nėra dokumentuojami, mokymas tampa sunkesnis, daugėja klaidų, o vertingos žinios gali išnykti, kai tik darbuotojas išeina. Naujiems darbuotojams reikia daugiau priežiūros, klientų patirtis tampa nenuosekli, o savininkas lieka įstrigęs kaip asmuo, nuo kurio visi priklauso atsakymai. Dokumentacija pašalina didžiąją šio chaoso dalį, nes sukuria aiškumą ir nuoseklumą visoje organizacijoje.
Verslo pradžioje man buvo nustatytas lovos režimas šešiems mėnesiams, kai pastojau su sūnumi. Tai buvo 2005 m., o tai buvo keleri metai, kol daugumoje gyvenamųjų namų buvo prieinamas belaidis internetas, todėl negalėjau toliau dirbti nuotoliniu būdu taip, kaip verslininkai tai daro šiandien. Tada supratau, kad dėl dokumentais pagrįstų procesų trūkumo mano verslui ir pragyvenimui kyla didelė rizika. Su buvusiu vyru kartu dirbome mano versle, todėl visos mūsų šeimos pajamos priklausė nuo to, ar įmonė ir toliau sklandžiai dirbs. Teigti, kad tai buvo įtemptas laikas, yra per menka. Klientams vis tiek reikėjo paramos, dar reikėjo apmokėti sąskaitas, o projektus dar reikėjo judėti į priekį, tačiau didelė dalis žinių apie tai, kaip veikia verslas, egzistavo tik mano galvoje. Kiekvieną dieną nerimauju dėl klientų praradimo, santykių sugadinimo ir pavojaus įmonės, kurią kurdamas taip sunkiai dirbau, ateičiai. Tai buvo labai brangi pamoka ir ji beveik sugriovė mano verslą.
Žvelgdamas atgal supratau, kad sukūriau verslą, kuris visiškai priklausė nuo manęs, o ne nuo sistemų palaikomą. Po kelerių metų ši patirtis tapo viena iš mano misijos padėti verslininkams kurti stipresnius verslus varomųjų jėgų. Tai mane įkvėpė tapti „SmallBizLady“ ir pradėti mokyti smulkaus verslo savininkus, kaip kurti sistemas, dokumentuoti procesus ir kurti įmones, kurios gali klestėti net tada, kai gyvenimas iškelia netikėtus iššūkius. Taip pat pasidalinau šia istorija savo geriausiai parduodamoje knygoje „Tapk savo viršininku per 12 mėnesių“, nes norėjau, kad kiti verslininkai pasimokytų iš mano klaidos, o ne patys patirtų tą pačią skaudžią pamoką.
Sėkmingo proceso dokumentavimo raktas yra nuo mažo.
Viena iš dažniausiai verslininkų daromų klaidų yra bandymas dokumentuoti kiekvieną verslo procesą iš karto. Projektas greitai tampa didžiulis ir nustumiamas į šalį. Verčiau pradėkite nuo veiklos, kuri atliekama dažniausiai arba turi didžiausią įtaką pajamoms ir klientų pasitenkinimui. Aš siūlau pradėti nuo tokių veiklos sričių kaip klientų įtraukimas, pasiūlymų valdymas, pardavimo stebėjimas, sąskaitų faktūrų išrašymas, klientų aptarnavimas, rinkodaros veikla, darbuotojų įtraukimas į darbą ar projektų valdymas. Dažnai šios funkcijos sukuria didžiausias kliūtis ir kur dokumentacija gali užtikrinti greičiausią investicijų grąžą.
Praktinis būdas dokumentuoti procesą yra stebėti savo užduotis realiuoju laiku per trisdešimt dienų ir iššūkį savo komandos nariams padaryti tą patį. Daugelis žmonių sunkiai rašo procedūras, nes po fakto bando prisiminti procesą iš atminties. Vietoj to, dokumentuokite veiksmus, kai jie vyksta. Užrašykite kiekvieną veiksmą, sprendimą ir naudojamą įrankį. Atkreipkite dėmesį į detales, kurios jums gali atrodyti akivaizdžios, bet gali suklaidinti ką nors, kas nėra susipažinęs su procesu. Galutinis jūsų dokumentavimo proceso patikrinimas yra tai, ar kitas asmuo galėtų sėkmingai atlikti užduotį, vykdydamas jūsų nurodymus. Raskite kitą komandos narį, kad peržiūrėtų jūsų darbą. Jei jie gali vykdyti jūsų nurodymus, jūsų dokumentai yra veiksmingi. Taip pat siūlau paskatinti savo komandos narius atlikti šią veiklą kas šešis mėnesius, kad procesai būtų atnaujinti.
Vienas iš paprasčiausių būdų dokumentuoti procesus yra vaizdo įrašas. Ekrano įrašymo įrankiai, pvz., „Loom“ arba „Zoom“, leidžia užfiksuoti ekraną, kai žingsnis po žingsnio paaiškinate, ką darote. Šis metodas dažnai yra greitesnis nei ilgų instrukcijų rašymas ir gali būti ypač naudingas demonstruojant programinės įrangos programas, CRM sistemas, apskaitos įrankius ar internetines darbo eigas. Darbuotojai gali žiūrėti šiuos įrašus pakartotinai, kol supras procesą. Daugelis įmonių mano, kad rašytinių procedūrų derinimas su trumpais mokomaisiais vaizdo įrašais sukuria efektyviausią dokumentų sistemą.
Augant jūsų dokumentų bibliotekai, svarbu procedūras suskirstyti į standartines veiklos procedūras (SOP). SOP pateikia aiškias instrukcijas, kaip atlikti užduotį, ir užtikrina, kad darbas būtų atliekamas nuosekliai, nepaisant to, kas yra atsakingas. Gerai suplanuotame SOP turėtų būti paaiškintas proceso tikslas, nustatyta, kas atsakingas už jo užbaigimą, nurodyti reikalingi įrankiai, programinė įranga ir tiekėjai bei pateikti nuoseklios vykdymo instrukcijos. Dėl formato nuoseklumo procedūras lengviau atnaujinti, valdyti ir sekti.
Taip pat svarbu nuspręsti, kur bus jūsų dokumentai. Daugelis organizacijų daro klaidą saugodamos procedūras keliose vietose. Kai kurios instrukcijos yra el. laiškuose, kitos saugomos asmeniniuose kompiuteriuose, o kai kurios lieka palaidotos bendruosiuose diskuose, kur niekas jų negali rasti. Veiksmingam dokumentavimui reikalinga centralizuota vieta, kurioje komanda galėtų lengvai pasiekti visas procedūras. Nesvarbu, ar naudojate „Google“ diską, „Dropbox“, „Box.com“, „Microsoft SharePoint“, „Notion“ ar kitą žinių valdymo platformą, nuoseklumas yra labai svarbus. Darbuotojai visada turėtų žinoti, kur rasti informacijos, kai jos reikia.
Verslo savininkai turėtų pripažinti, kad proceso dokumentacija nėra vienkartinis projektas.
Verslas vystosi.
Technologijų pokyčiai.
Klientų lūkesčiai keičiasi.
Nauji komandos nariai nustato geresnius veiklos būdus.
Todėl procedūros turėtų būti reguliariai peržiūrimos ir atnaujinamos. Skatinkite darbuotojus teikti atsiliepimus apie procesus ir siūlyti patobulinimus. Darbą atliekantys žmonės dažnai turi vertingų įžvalgų apie tai, kaip procedūras galima supaprastinti ir patobulinti. Į dokumentaciją reikėtų žiūrėti kaip į gyvą sistemą, kuri auga kartu su verslu.
Galbūt labiausiai nepastebimas proceso dokumentacijos aspektas yra darbuotojų mokymas ja naudotis. Vien sukurti procedūras neužtenka. Komandos nariai turi suprasti, kad dokumentacija yra būtina norint efektyviai atlikti savo darbą. Dokumentais pagrįstų procesų įtraukimas į įtraukimo programas, darbuotojų mokymą ir veiklos valdymą padeda sustiprinti jų svarbą. Iškilus klausimams, vadovai turėtų paskatinti darbuotojus prieš kreipdamiesi pagalbos susipažinti su dokumentais pagrįstomis procedūromis. Šis požiūris skatina atskaitomybę, savarankiškumą ir veiklos nuoseklumą.
Tikroji proceso dokumentacijos vertė išryškės verslui augant.
Įgysite pasitikėjimo, žinodami, kad darbus galima atlikti be tiesioginio jūsų dalyvavimo. Darbuotojai tampa produktyvesni, nes lūkesčiai yra aiškūs. Nauji darbuotojai tampa produktyvesni greičiau. Klientų patirtis tampa nuoseklesnė. Problemas lengviau nustatyti ir išspręsti, nes yra dokumentais patvirtintas standartas, pagal kurį galima įvertinti našumą. Svarbiausia, kad verslas tampa mažiau priklausomas nuo vieno asmens, o tai yra labai svarbu, jei kada nors norite parduoti savo verslą.
Daugelis verslininkų vengia dokumentuoti procesus, nes mano, kad neturi laiko. Realybė tokia, kad jūs negalite sau leisti neskirti laiko. Kiekvienas kartojamas klausimas, kuris turėtų tapti DUK, kiekviena mokymo klaida, kiekvienas neatitikimas ir kiekviena veiklos kliūtis sunaudoja brangaus laiko ir energijos. Perdirbimas brangus. Dokumentuotos sistemos sukuria pagrindą tvariam jūsų verslo augimui.
Kaip dažnai sakau verslo savininkams, dauguma verslo problemų kyla dėl sistemų trūkumo. Proceso dokumentacija yra vienas iš paprasčiausių ir efektyviausių būdų sukurti šias sistemas. Tai paverčia individualias žinias organizacijos žiniomis. Tai sukuria nuoseklumą, atskaitomybę ir mastelį. Svarbiausia, kad tai leidžia sukurti verslą, kuris galėtų sėkmingai veikti, nereikalaujant nuolatinio dalyvavimo priimant kiekvieną sprendimą ir kiekvieną užduotį.
Puikus verslas nėra kuriamas didvyriškomis pastangomis.
Jie sukurti ant pakartojamų sistemų. Kiekviena stipri sistema prasideda dokumentais pagrįstu procesu. Jei norite išplėsti savo verslą, padidinti efektyvumą ir suteikti daugiau laisvės kaip savininkas, pradėkite dokumentuoti, kaip darbas atliekamas šiandien. Jūsų būsima komanda, būsimi klientai ir būsimas aš jums už tai padėkos.
Nuoroda į informacijos šaltinį